Come gestire un progetto e armonizzare obiettivi divergenti
La gestione di un progetto ha una natura speciale rispetto alla normale organizzazione dell’azienda al punto che la gestione per progetti ha dato vita ad un insieme di metodologie definito “project management” che costituiscono una vera e propria specializzazione. Infatti è possibile distinguere due grandi categorie: Management dello Status Quo (line manager o funzionali) prevalentemente orientato alla gestione delle normali attività (routine); e Change Management (project management), concentrato sulla realizzazione di qualcosa di nuovo, gestore di un cambiamento di prodotto o di processo.
La prima tipologia si trova tipicamente nelle organizzazioni classiche, di tipo gerarchico-funzionale, dove il processo di gestione si caratterizza come “by activities” (focus su attività). Invece, nelle organizzazioni che lavorano essenzialmente “per progetti”, il processo peculiare di gestione è “by objectives” (focus su obiettivi e scopi).
1° Segreto: una forte sponsorizzazione da parte della Direzione Aziendale
Quando un progetto ha carattere di eccezionalità occorre un forte appoggio della Direzione per favorire armonia fra le attività di routine e quelle di progetto.
Se in un’azienda “classica” si verifica l’esigenza di dare il via ad un progetto specifico, si verifica la compresenza di due dimensioni organizzative, spesso in antitesi fra loro. Ovvero si verifica che l’attività di progetto, gestita da Project Manager che hanno il compito di sfruttare al meglio le risorse a disposizione, va ad impattare con le regole e le logiche “di linea”, affidate ai Manager di Funzione che hanno invece il compito di mantenere gli standard di efficienza/efficacia tipici della funzione.
2° Segreto: saper negoziare per ottenere il successo
Un Responsabile di unità organizzativa (o funzione-reparto-ente-ufficio) deve impegnarsi nel “massimizzare i risultati in relazione a parametri-obiettivo”. Ne consegue che il presidio della qualità tecnica, il rispetto del budget e la gestione efficiente delle risorse rappresentano gli obiettivi fondamentali dell’attività.
Al Project Manager viene invece richiesta la “capacità di saper gestire il cambiamento e le relazioni interne ed esterne al progetto” e i suoi scopi riguardano il raggiungimento degli obiettivi, il rispetto del budget e dei tempi del progetto attraverso una gestione efficace delle risorse umane.
Queste due dimensioni poiché sono in contraddizione con il principio della “unicità di comando” basato sulla “organizzazione scientifica del lavoro” (Frederick Taylor) – creano dubbi sulle priorità decisionali e generano inevitabili richieste contrapposte che richiedono un abile lavoro di negoziazione da parte del Capo Progetto con i manager funzionali.
Solo a partire da questi due presupposti il Progetto potrà essere avviato su basi costruttive e, non solo raggiungere i traguardi-obiettivo che si prefigge, ma contemporaneamente portare valore aggiunto alla cultura dell’organizzazione.
A cura di Bruna Ferrarese
