Come organizzare una efficace riunione con i dipendenti

Le riunioni con i dipendenti sono momenti di vita aziendale molto significativi, dove vengono esaltati pregi o difetti della leadership dei capi; nelle aziende l’esigenza di tenere delle riunioni con il personale nasce dalla necessità di comunicare rapidamente lo stesso messaggio a determinati gruppi di dipendenti. Gli argomenti possono essere piani di addestramento, preparazione per il lancio di un prodotto, informazioni su modifiche alle politiche aziendali, commento ai risultati del team. Si tratta in ogni caso di una comunicazione che il capo deve fare ai propri dipendenti e che, in taluni casi, prevede anche una discussione di gruppo; onde evitare che questa rimanga sterile o addirittura generi divergenze e conflittualità con l’azienda, un capo dovrebbe prevederne un’adeguata pianificazione.

• Programmate un tempo sufficiente; è un errore mettere all’ordine del giorno troppi argomenti in un ristretto arco temporale. Non si riesce ad approfondire alcun argomento, la comprensione è scarsa, la discussione è inibita e la motivazione è zero.  
• Preparatevi sempre una scaletta, ipotizzando una distribuzione consequenziale degli argomenti con i relativi tempi; piazzate comunicazioni e discussioni impegnative al centro della mattinata. Dovete, infatti, tenere presente la fisiologica caduta dell’attenzione nel primo pomeriggio, dopo la pausa pranzo, ed evitate categoricamente di programmarli nell’ultima ora di riunione dove, di norma, si discutono solamente le varie ed eventuali.
• Abbiate pronto materiale di supporto specie se dovete commentare dati che prevedono l’esposizione di concetti quantitativi; tabelle, diapositive, diagrammi aiutano la comprensione e la ritenzione degli argomenti trattati. L’attenzione si abbassa velocemente senza questi supporti visivi e correreste il rischio di trovarvi con un uditorio in parziale catalessi.
• Controllate, con ragionevole anticipo, le condizioni del luogo di riunione, sia esso una sala nel complesso degli uffici dell’azienda o in una struttura alberghiera. Rumori per lavori in corso, caldo o freddo eccessivo, scarsa illuminazione, stanza o tavoli troppo piccoli per il numero dei partecipanti, significano rovinare irrimediabilmente la riunione stessa.

La vostra riunione con questi pochi accorgimenti può diventare un momento di fattivo scambio di comunicazioni capo-dipendenti  a tutto vantaggio della vostra leadership.

A cura di Pier Paolo Sposato